Description
Rekordverwaltung ass d'Praxis fir Dokumenter an Opzeechnunge während hirem Liewenszyklus z'organiséieren an z'erhalen. Et ass e wichtege Bestanddeel vun der Operatioun vun all Organisatioun, well et hëlleft sécherzestellen datt wichteg Dokumenter richteg gespäichert a liicht zougänglech sinn wann néideg. D'Rekordverwaltung ass och wichteg fir d'Konformitéit mat gesetzlechen a reglementaresche Viraussetzungen, souwéi fir d'Integritéit vun den Donnéeën vun der Organisatioun z'erhalen.
Rekordverwaltung beinhalt d'Schafung, d'Späicheren, d'Erfaassung an d'Zerstéierung vun de Rekorder. Et ass wichteg e System op der Plaz ze hunn fir sécherzestellen datt records richteg geréiert ginn an datt all Dokumenter sécher gespäichert sinn. Dëst beinhalt d'Benotzung vu séchere Späichersystemer, wéi Dateiekabinetten an digitale Späichersystemer. Et ass och wichteg e System op der Plaz ze hunn fir records zréckzekommen wann néideg.
Wann Dir records erstellt, ass et wichteg ze garantéieren datt se korrekt a komplett sinn. Dëst beinhalt och sécherzestellen datt all relevant Informatioun am Rekord abegraff ass an datt se richteg markéiert an organiséiert ass. Et ass och wichteg ze suergen datt d'Records richteg gespäichert sinn an datt se liicht zougänglech sinn wann néideg.
Wann et ëm d'Rekordverwaltung geet, ass et wichteg e System ze hunn fir sécherzestellen datt d'Records richteg erhale sinn an datt se sinn sécher. Dëst beinhalt d'Benotzung vu séchere Späichersystemer, wéi Dateiekabinetten an digitale Späichersystemer. Et ass och wichteg e System op der Plaz ze hunn fir records zréckzekommen wann néideg.
Rekordmanagement ass e wichtege Bestanddeel vun all Organisatioun hir Operatiounen. Et hëlleft sécherzestellen datt wichteg Dokumenter richteg gespäichert sinn a liicht zougänglech sinn wann néideg. Et ass och wichteg fir d'Konformitéit mat gesetzlechen a reglementaresche Viraussetzungen, souwéi fir d'Integritéit vun den Donnéeën vun der Organisatioun z'erhalen. Andeems Dir e System fir Rekordverwaltung op der Plaz hutt, kënnen Organisatiounen suergen datt hir Opzeechnunge richteg erhale sinn an datt se sécher sinn.
Benefits
Virdeeler vum Records Management:
1. Verbessert Effizienz: Records Management hëlleft Prozesser ze streamlinéieren an d'Effizienz ze verbesseren andeems en organiséierte System ubitt fir records ze späicheren, ze managen an zréckzekommen. Dëst hëlleft d'Quantitéit vun der Zäit ze reduzéieren déi no Dokumenter gesicht gëtt an erlaabt d'Ressourcen méi effizient ze benotzen.
2. Käschte spueren: Records Management kann hëllefen d'Käschte verbonne mat Lagerung, Erhuelung an Zerstéierung vun records ze reduzéieren. Andeems Dir en organiséierte System op der Plaz hutt, kënnen d'Organisatiounen Sue spueren op Späicherkäschte an d'Zuel vun der Zäit reduzéieren, déi no Dokumenter gesicht gëtt.
3. Verbesserte Konformitéit: Records Management hëlleft Organisatiounen fir legal a reglementaresch Ufuerderungen z'erhalen andeems se en organiséierte System ubidden fir records ze späicheren, ze managen an zréckzekommen. Dëst hëlleft fir sécherzestellen datt Organisatiounen hir Verpflichtungen erfëllen a potenziell Geldstrofen oder Strofe vermeiden.
4. Verbesserte Sécherheet: Records Management hëlleft d'Sécherheet ze verbesseren andeems en organiséierte System ubitt fir records ze späicheren, ze managen an zréckzekommen. Dëst hëlleft de Risiko vun onerlaabten Zougang zu sensiblen Informatioun ze reduzéieren an hëlleft fir sécherzestellen datt d'Records sécher gehale ginn.
5. Verbesserte Accessibilitéit: Records Management hëlleft Accessibilitéit ze verbesseren andeems en organiséierte System ubitt fir records ze späicheren, ze managen an zréckzezéien. Dëst hëlleft derfir ze garantéieren datt records einfach zougänglech sinn wann néideg an hëlleft der Zäit ze reduzéieren déi no Dokumenter gesicht gëtt.
6. Verbessert Entscheedungsprozess: Records Management hëlleft d'Entscheedung ze verbesseren andeems en organiséierte System ubitt fir records ze späicheren, ze managen an zréckzekommen. Dëst hëlleft derfir ze garantéieren datt déi richteg Informatioun verfügbar ass wann néideg an hëlleft d'Quantitéit vun der Zäit ze reduzéieren fir no Dokumenter ze sichen.
Tips
1. Etabléieren eng records Gestioun Politik: Etabléieren eng Politik déi den Zweck vun records Gestioun skizzéiert, d'Zorte vun records ze verwalten, an d'Prozedure fir d'Schafung, Ënnerhalt, an Entsuergung vun records.
2. Entwéckelt e Rekorderhaltungsplang: Entwéckelt en Zäitplang, deen d'Längt vun der Zäit beschreift, déi records solle gehale ginn a wéini se zerstéiert ginn.
3. En recordsmanagementsystem ëmsetzen: e System ëmsetzen, deen effizient Späicheren, Erhuelung an Zerstéierung vun records erlaabt.
4. Trainéiert d'Personal iwwer d'Rekordverwaltung: Trainéiert d'Personal iwwer d'Wichtegkeet vun der Rekordverwaltung an d'Prozedure fir d'Erstelle, d'Erhalen an d'Entsuergung vun records.
5. Monitor records management: Monitor den records management system fir sécherzestellen datt records am Aklang mat der Politik an dem Zäitplang erstallt, gepflegt an entsuergt ginn.
6. Séchert records: Séchert records fir sécherzestellen datt se net vun onerlaabten Persounen zougänglech sinn.
7. Back up records: Backup records fir sécherzestellen datt se am Fall vun enger Katastroph net verluer sinn.
8. Entsuergen vun records: Entsuerge vun records am Aklang mat der records Retention Zäitplang.
9. Audit records management: Audit the records management system fir sécherzestellen datt et richteg funktionnéiert an datt records am Aklang mat der Politik a Zäitplang geréiert ginn.
10. Iwwerpréift Records Management: Iwwerpréift de Records Management System periodesch fir sécherzestellen datt et nach ëmmer d'Bedierfnesser vun der Organisatioun entsprécht.